Anwendungsfall
Sicherer Datenaustausch für Steuerkanzleien, Anwaltskanzleien, Arztpraxen, etc.
memo überträgt Dokumente direkt zwischen Ihrem Rechner und dem Ihres Mandanten, Patienten oder Kunden.
Es bleibt nichts auf fremden Servern zurück.
Entwickelt in Deutschland · Keine Cloud-Anmeldung · Keine Datenspeicherung bei Dritten
E-Mail ist für vertrauliche Unterlagen nicht gemacht
Nutzen Sie auch noch E-Mails für den Austausch sensibler Daten?
Das tun viele: jeder kann es, es kostet "nichts" und es funktioniert.
Also wo ist das Problem?
- Keine KontrolleAnhänge liegen unverschlüsselt auf Mailservern, oft auf mehreren, und sind dort lange abrufbar. Sie haben keine Kontrolle darüber, wer Zugriff hat.
- Rechtlich problematischFür Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB) und bei besonderen Datenkategorien (Art. 9 DSGVO) gelten erhöhte Anforderungen an Vertraulichkeit. Eine Zwischenspeicherung bei Dritten kann deshalb rechtlich problematisch sein.
- FehleranfälligFalsche Empfänger, Weiterleitungen und Größenlimits gehören zum Alltag.
- VertrauensverlustEin Verstoß betrifft nicht nur das Bußgeldrisiko, sondern vor allem das Vertrauen Ihrer Mandanten.
Viele Kanzleien wissen das.
Die Alternativen sind teuer oder umständlich
Sie haben funktionierende Arbeitsabläufe und Programme.
Der Umstieg auf eine Komplettlösung ist unnötig, langwierig und teuer.
Allein für den sicheren Datenaustausch ist das nicht gerechtfertigt.
- Zu viel des GutenPortale und Kanzlei-Plattformen bringen oft mehr mit, als nötig: Mandantenverwaltung, Workflows, Signatur, Schnittstellen.
- Hohe KostenLaufende Kosten, die schnell steigen: je nach Anbieter und Teamgröße zahlt man für Portal und Dateiaustausch ab rund 1.000 € im Jahr, häufig deutlich mehr.
- Aufwändige EinführungEinrichtung, Schnittstellen und Schulung: mehrere Wochen statt Minuten, häufig mit externer Beratung.
- Hürde für MandantenMandanten müssen sich registrieren, Passwörter verwalten und ein Portal lernen, mit der Folge, dass viele doch wieder mailen.
- Daten bei DrittenIhre Daten liegen weiterhin bei einem Dienstleister, mit Unterauftragnehmern und Drittlandfragen.
- Cloud ist keine LösungCloud-Speicher sind günstig und schnell eingerichtet, lösen aber das Grundproblem nicht: Ihre Unterlagen liegen weiterhin auf fremden Servern, oft bei Anbietern außerhalb der EU.
Dabei brauchen Sie für den sicheren Datenaustausch weder ein Portal noch einen Systemwechsel.
Ihr Ausweg
Datenübertragung ohne Umweg über fremde Server
Die Desktop-Anwendung memo arbeitet mit Freigaben:
Sie geben Ordner oder Dateien per Link frei.
Je nach Einstellung kann Ihr Gegenüber die Dateien ansehen, durchsuchen, herunterladen oder selbst hochladen.
Ich möchte Unterlagen bereitstellen
Steuerbescheid, Schriftsatz, Befund, Arztbrief
-
Sammlung zusammenstellen
Dateien einer Sammlung zuordnen, ohne Kopie und ohne Upload. Passwort setzen.
-
Link teilen
Link oder QR-Code an den Mandanten senden.
-
Mandant lädt herunter
Link im Browser öffnen, Dateien ansehen und speichern. Ganz ohne Installation, Registrierung und Nutzerkonto.
Ich möchte Unterlagen einsammeln
Belege, Kontoauszüge, Lohnunterlagen, Vorbefunde, Beweismittel
-
Sammlung anlegen
Eine Sammlung erstellen, z.B. in einem Mandaten-Ordner. Uploads erlauben, Passwort setzen.
-
Link teilen
Link oder QR-Code an den Mandanten senden.
-
Mandant lädt hoch
Belege im Browser hochladen, die Dateien landen direkt auf Ihrem Rechner. Rückfragen klären Sie im integrierten Chat der Sammlung, nicht im Mailverlauf.
Beide Wege nutzen dieselbe Technik. Ihre Dateien bleiben an ihrem Ort, nach dem Beenden der Freigabe ist auch der Zugriff beendet.
Sicher gebaut. Und sicherer als der bisherige Weg.
Bei memo ist Sicherheit keine Zusatzfunktion, sondern folgt aus der Bauart: es gibt keinen Ort, an dem Ihre Unterlagen gesammelt liegen.
Sicherheit der Übertragung
Verschlüsselte Übertragung
Alles, was zwischen Ihrem Rechner und dem Browser Ihres Mandanten übertragen wird, ist auf dem Übertragungsweg verschlüsselt und kann dort nicht mitgelesen werden. Bei dieser Technik ist die Verschlüsselung fester Bestandteil der Verbindung, keine Einstellung, die man vergessen könnte.
Keine zusätzliche Software beim Mandanten
Ihr Mandant nutzt den Browser, den er ohnehin hat und der regelmäßig aktualisiert wird. Es gibt nichts Zusätzliches, das veralten oder angreifbar werden könnte.
Nach internationalem Standard
memo nutzt standardisierte Technologie, die auch im Internet-Browser umgesetzt ist. Es ist dieselbe Technik, auf der auch Videokonferenzen im Browser laufen.
Quelloffene Grundlage
Die Übertragung in memo setzt auf quelloffene Software. Ihr Programmcode ist öffentlich einsehbar und kann von Sicherheitsexperten weltweit geprüft werden.
Besser als E-Mail & Portale
Keine Zwischenspeicherung bei Dritten
Ihre Dokumente werden nirgends hochgeladen. Was nicht gespeichert wird, kann dort nicht unbefugt eingesehen, verloren oder versehentlich freigegeben werden. E-Mail-Anhänge dagegen liegen in mehreren Postfächern und auf Mailservern, und ein Portal sammelt die Unterlagen aller Kunden an einer Stelle, ein lohnendes Ziel für Angreifer.
Kein Konto, keine Zugangsdaten
Ihre Mandanten brauchen keinen Account. Damit entfallen vergessene, mehrfach genutzte oder gestohlene Portal-Passwörter.
Sie behalten die Kontrolle
Passwort setzen, Teilnehmerzahl begrenzen, Freigabe jederzeit beenden. Ein verschickter Anhang lässt sich nicht zurückholen, eine Freigabe schon. Wahlweise geben Sie Unterlagen nur im lokalen Netzwerk frei, etwa innerhalb der Praxis.
Weniger Beteiligte
Kein Cloud-Dienstleister, der Ihre Inhalte speichert oder verwaltet, und damit keine Kette von Unterauftragnehmern und keine Übermittlung in Drittländer. Ein Vermittlungsserver stellt nur die Verbindung her und sieht keine Inhalte.
Nachvollziehbar
In der Weboberfläche sehen Sie jederzeit, ob Ihre Verbindung direkt besteht oder, etwa bei strengen Firewalls, über eine Zwischenstation in Deutschland läuft. Auch dann bleiben die Inhalte verschlüsselt.
memo schützt die Übertragung. Der Schutz Ihres eigenen Rechners (Updates, Virenschutz) bleibt wie bisher Ihre Aufgabe.
Vergleich und Preis
Wer vertrauliche Unterlagen austauschen muss, hat bisher die Wahl zwischen der einfachen E-Mail und dem umfangreichen Komplettsystem. So stellt sich memo daneben.
| Mandantenportal / Komplettsystem | memo | ||
|---|---|---|---|
| Daten bei Dritten | ja, mehrfach | ja | nein |
| Aufwand für Mandanten | gering | Registrierung nötig | nur Browser |
| Einrichtung | keine | Wochen/Monate | Minuten |
| Laufende Kosten | gering | ab rund 1.000 € im Jahr (häufig deutlich mehr) |
100 € pro Platz und Jahr (inklusive der gesamten Plattform) |
Für die gesamte Plattform, inklusive Dateiaustausch.
Bei jährlicher Zahlung 100 € pro Platz und Jahr. Mengenrabatt auf Anfrage.
memo kann noch viel mehr
memo kann mehr als nur sicheren Datenaustausch.
Mit memo finden und ordnen Sie alle Unterlagen Ihrer Kanzlei oder Praxis.
Ihr Abo enthält die gesamte Plattform: eine Desktop-Anwendung, die Ihre Dateien durchsuchbar und ordnbar macht. Alles lokal auf Ihrem Rechner, ohne Cloud.
Dokumente in Sekunden finden
Volltextsuche über PDFs, Office-Dateien, Bilder, Audio und Video. Eine Suchleiste per Tastenkürzel, Vorschau direkt neben der Trefferliste.
Ordnen, ohne umzuräumen
Sammlungen ohne Dateikopien, Labels und eigene Metadaten, zum Beispiel nach Mandant, Jahr oder Vorgang. Die Zuordnung bleibt erhalten, auch wenn Dateien verschoben werden.
Entdecken statt suchen
Intelligente Filter erfassen den Inhalt Ihrer Dateien. Mit dem Facetten-Browser entdecken Sie Ihr Archiv neu.
Mit einem Klick teilen
Jede Sammlung lässt sich per Link freigeben. Ordnen und Austauschen sind ein Arbeitsgang.
Anwendungsbeispiele
- Steuerkanzleialle Belege eines Mandanten über mehrere Jahre in einer Sammlung, ohne sie aus der Ordnerstruktur zu lösen
- AnwaltskanzleiAktenbestand und Schriftverkehr in Sekunden durchsuchen
- ArztpraxisBefunde und Bilder zu einem Patienten schnell auffinden
Schluss mit vertraulichen Unterlagen per E-Mail.
Heute testen, morgen produktiv. Installation auf dem Arbeitsplatzrechner, erste Freigabe in unter 10 Minuten, keine IT-Beauftragung. Support auf Deutsch. Für Windows und Linux, macOS in Vorbereitung.
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